Privacy Policy

Come Akropa tratta i dati di venue, organizzatori e visitatori durante la beta, secondo i principi di trasparenza, minimizzazione e sicurezza.

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è Stefan Iustin Stefanuca, ideatore e gestore del progetto Akropa, contattabile a privacy@akropa.it.

Akropa è un progetto beta gratuito, non ancora gestito tramite partita IVA o società dedicata. Eventuali aggiornamenti del soggetto titolare verranno pubblicati in questa informativa.

Per richieste relative alla privacy o per esercitare i diritti previsti dal GDPR è possibile scrivere a privacy@akropa.it.

2. Dati trattati, finalità e basi giuridiche

Account venue: nome venue, referente, email, telefono, credenziali protette, profilo, configurazioni e dati operativi. Sono trattati per creare e gestire l'account e fornire la beta, sulla base dell'esecuzione dei termini accettati.

Richieste degli organizzatori: nome, contatti, azienda, dettagli evento, messaggi, preventivi e documenti caricati. Sono trattati per trasmettere e gestire la richiesta e per eseguire le funzionalità richieste.

Supporto e comunicazioni: dati forniti nei ticket e nelle email, trattati per rispondere alle richieste e gestire il rapporto con gli utenti.

Sicurezza e dati tecnici: indirizzo IP, log applicativi e informazioni tecniche essenziali, trattati per sicurezza, prevenzione abusi e funzionamento del servizio sulla base del legittimo interesse.

Uso del gestionale: per gli account venue registriamo alcune azioni compiute nel gestionale, con data e ora: l'accesso, i passaggi della configurazione guidata salvati, saltati o interrotti, l'apertura dell'Aiuto e della visita guidata, le richieste aggiunte, i preventivi creati e inviati, la copia del link del modulo. Servono a capire dove il gestionale è difficile da usare e a migliorarlo, sulla base del legittimo interesse. Non registriamo i contenuti inseriti, l'indirizzo IP o il dispositivo, non usiamo cookie né servizi di analisi esterni, e il registro non riguarda chi visita il sito pubblico o il portale dell'evento.

Notifiche sul telefono: se un account venue le attiva, conserviamo l'indirizzo che il browser assegna a quel dispositivo per le notifiche e le chiavi per cifrarle, e lo usiamo solo per avvisare di nuove richieste, messaggi del cliente e preventivi accettati. Il testo della notifica non contiene il nome del cliente né i messaggi. L'indirizzo si cancella quando le notifiche vengono spente, quando il browser lo dichiara non più valido o quando l'account viene eliminato.

Obblighi legali: eventuali dati necessari per adempiere richieste dell'autorità o obblighi applicabili sono trattati sulla base dell'obbligo legale.

Akropa non utilizza i dati per pubblicità comportamentale e non effettua decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici sugli utenti.

3. Ruoli di Akropa e delle venue

Akropa è titolare per gestione account, marketplace, sicurezza e funzionamento della piattaforma. La venue destinataria tratta autonomamente i dati ricevuti per valutare la richiesta, formulare offerte, organizzare l'evento, fatturare e adempiere ai propri obblighi.

L'organizzatore deve consultare anche l'informativa della venue per conoscere come questa utilizzerà i dati dopo aver ricevuto la richiesta.

4. Dati ottenuti da fonti pubbliche

Alcuni profili venue non rivendicati sono creati usando informazioni professionali pubblicate sui siti ufficiali delle venue o in materiali pubblicamente accessibili. Se tali informazioni includono dati personali professionali, il trattamento è basato sul legittimo interesse a predisporre e mantenere un marketplace pertinente.

La venue o l'interessato può chiedere correzione, limitazione o rimozione scrivendo a privacy@akropa.it.

5. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati sono condivisi solo quando necessario con la venue destinataria e con fornitori tecnici che supportano il servizio:

Oracle Cloud Infrastructure per hosting e infrastruttura;
Aruba per email transazionali;
Cloudinary, che conserva una copia storica delle immagini caricate in passato ed è in corso di dismissione: le immagini pubblicate oggi sono servite dal nostro dominio e non passano più da questo fornitore;
Stripe, quando scelto dalla venue o dall'organizzatore per i pagamenti;
il servizio di notifiche del browser usato dalla venue (Google, Mozilla, Apple o Microsoft), solo se la venue attiva le notifiche: riceve il messaggio cifrato e non può leggerlo;
OpenStreetMap/Nominatim per la ricerca geografica avviata dall'utente e per la mappa incorporata mostrata automaticamente nelle pagine venue con coordinate disponibili.

Se l'organizzatore invia la stessa richiesta a più strutture dal confronto, ognuna riceve soltanto la propria richiesta e non sa a quali altre è stata inviata. Quando l'organizzatore accetta la proposta di una, alle altre che gestiscono la scheda comunichiamo soltanto che ha scelto un'altra proposta, senza dire quale.

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo secondo le garanzie indicate nelle rispettive informative, incluse decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard ove applicabili.

6. Tempi di conservazione

Account e dati operativi: per la durata dell'account; alla cancellazione vengono eliminati secondo la procedura disponibile, salvo obblighi o contestazioni.
Richieste, preventivi, messaggi e documenti: finché necessari alla gestione dell'evento e dell'account della venue, salvo cancellazione o obblighi applicabili.
Ticket di supporto: per il tempo necessario alla gestione e, normalmente, non oltre 24 mesi dalla chiusura.
Registro di uso del gestionale: 12 mesi dalla registrazione di ogni azione, poi cancellazione automatica; prima, se l'account viene cancellato.
Log di sicurezza: per periodi proporzionati alla finalità di sicurezza e prevenzione abusi.
Copie di sicurezza (backup): i dati cancellati o anonimizzati restano nei backup tecnici al massimo 30 giorni, poi vengono eliminati con la rotazione automatica.

Non tutti i dati sono soggetti a conservazione fiscale decennale. Tale obbligo si applica solo ai documenti per cui la normativa lo richiede e ai soggetti tenuti a conservarli.

7. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, oppure revocare un consenso eventualmente prestato. Puoi inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare i diritti scrivi a privacy@akropa.it. L'eliminazione dell'account è disponibile anche nelle impostazioni della dashboard.

8. Sicurezza e tecnologie locali

Akropa usa HTTPS, password sottoposte ad hashing, controlli di accesso, separazione dei dati per venue, rate limit e backup dedicati. Nessuna misura elimina completamente ogni rischio.

Il token di sessione è conservato nel localStorage del browser; nel portale dell'evento il codice cliente resta nel sessionStorage fino alla chiusura della finestra. L'elenco completo, con finalità e durata, è nella pagina Cookie e tecnologie utilizzate.