Come organizzare una festa di compleanno, dalla location al preventivo

Una festa riesce quando la location è scelta sui numeri giusti: quante persone, a sedere o in piedi, a che ora finisce. Questa guida mette in ordine i passi e le domande da fare, dalla prima richiesta alla conferma della data.

Aggiornato il 08/10/2026.

Prima di cercare: tre decisioni

Decidi il formato, il numero di ospiti e la fascia oraria. Un pranzo seduto per quaranta persone e una festa in piedi per ottanta chiedono spazi diversi, anche nella stessa struttura. Se gli ospiti sono incerti, indica una forchetta realistica: è il dato su cui la struttura costruisce sala e menu.

Formato: pranzo o cena seduti, aperitivo o festa in piedi, festa con musica.
Ospiti: adulti e bambini separati, se ci sono bambini.
Orario: inizio, fine ed eventuale limite per la musica.

Quando muoversi

Per un sabato sera o una data festiva conviene chiedere con qualche mese di anticipo: le sale più adatte a gruppi piccoli e medi si riservano presto. Per un giorno feriale bastano spesso poche settimane. Una richiesta non impegna: serve a sapere se la data è libera e a ricevere una proposta.

Cosa scrivere nella richiesta

Data, con una seconda data possibile se ce l’hai.
Numero di ospiti e formato della festa.
Servizi che ti servono: catering della struttura o esterno, torta, musica o DJ, allestimenti, spazio per i bambini.
Esigenze particolari: allergie, accessibilità, parcheggio, camere per chi arriva da fuori.

Le domande da fare alla struttura

La sala è riservata solo a noi o è condivisa con altri clienti?
Il catering è interno o si può portare il proprio? Torta e bevande sono incluse?
Fino a che ora si può restare e si può mettere musica?
C’è uno spazio coperto se il tempo cambia?
Quanto acconto serve per tenere la data, ed entro quando si può disdire?

Confrontare le proposte

Due proposte si confrontano solo sullo stesso perimetro: stessi ospiti, stessi orari, stessi servizi. Controlla che cosa è incluso e che cosa è extra, e come cambia il totale se il numero di ospiti si sposta. Su Akropa puoi mettere fino a tre strutture nel confronto e mandare a tutte la stessa richiesta con un solo modulo: ognuna risponde con il suo preventivo.

Dalla proposta alla conferma

Prima dell’accettazione la data è soltanto libera, e un altro cliente può prenderla. Accettando il preventivo la data viene di solito trattenuta per qualche giorno, e diventa tua quando la struttura la conferma, spesso con l’acconto. Tieni per iscritto gli accordi su sala, orari, menu e numero minimo di ospiti: valgono più di qualunque messaggio a voce.